Družinska ustava, vodenje in upravljanje podjetja

Pri urejanju odnosov v družinskih podjetjih je treba opozoriti na pomen jasnega zapisa struktur in dogovorov, ki so smerokaz članom družine tako pri delu v kot tudi izven podjetja. S takim zapisom, ki mu pravimo tudi družinska ustava, naj bi se opredelili cilji podjetja, zakonitosti njenega upravljanja, nasledstvo in prenos podjetja, zaposlovanje družinskih članov ipd.

Družinsko podjetje je preplet sistema družinskih vrednot s svojo emocionalno podlago in racionalnih vrednot, ki jih pogojuje poslovna vpetost. Oba pola težita vsak k svoji prevladi, pri čemer sta redko v celoti uravnotežena. Obstoj jasno določenih pravil, ki so poznana družinskim članom prispeva k temu, da se konflikti, ki pri tem nastajajo rešujejo na način, ki bi nepopravljivo načel omenjeno ravnovesje in izpostavil tveganju bodisi družino kot glavnega deležnika družinskega podjetja bodisi podjetje samo.

Družinska ustava

Nekateri takemu zapisu pravijo družinska ustava, ki pa jo je potreba ločevati od zapisa pravil vodenja in upravljanja v družinskem podjetju, ki ga sprejme ustanovitelj kot lastnik podjetja.

Družinsko ustavo razumemo kot temelj za urejene odnosov v družini in v podjetju. Sprejemajo jo podjetniške družine, da bi se zavarovale oziroma se »pripravile« na morebitna kasnejša razhajanja. Značilnost družinske ustave je, da jo podpišejo vsi člani družine in se tako zavežejo k določenemu ravnanju v prihodnosti. Opozoriti je tudi treba, da je družinska ustava kljub svoji načelni naravi v nekaterih pravnih sistemih obravnavana kot civilnopravna pogodba z vsemi svojimi posledicami. Podobna razlaga bi bila (ob ustreznih predpostavkah) mogoča tudi v slovenskem pravnem prostoru.

Družinska ustava navadno ureja naslednja vsebinska področja:

• Splošne določbe – Opredeljuje, da gre za izražanje volje članov družine in temelj nadaljnjega urejanja odnosov ter namen zaradi katerega je sprejeta.
• Vizija podjetja – Opredelitev smeri v katero naj se dejavnost podjetja razvija in vlogo družinskih članov pri tem.
• Sodelovanje družine pri vodenju in upravljanju – Način oblikovanja volje družine in njenega sporočanja korporativnim organom podjetja/družbe katere lastnik je družina. Odnos do dividendne in »cash flow« politike (zaveza nezahtevati izplačila dobička ali plač v primeru nevarnosti za podjetje).
• Zaposlovanje v podjetju – Zagotavljanje ustrezne ravni izobraževanja za družinske člane. Opredelitev delovnih izkušenj, ki naj jih družinski člani pridobijo pri delu izven družinskega podjetja. Pričakovanja do družinskih članov in način njihove artikulacije. Zaposlovanje partnerjev družinskih članov. Nagrajevanje družinskih članov zaposlenih v podjetju.
• Nasledstvo v podjetju – Kriterij za določanje nasledstva (sposobnosti, delovne izkušnje,…). Zaposlovanje zunanjih menedžerjev.
• Lastništvo v podjetju – Način prenosa lastništva in delitve družinskega premoženja.  Uresničevanje glasovalne pravice. Pravila izstopa iz lastništva. Sklepanje predporočnih dogovorov.
• Organi oblikovanja volje v družini in podjetju – Način urejanja odnosov med družino in družinskim podjetjem – usklajevanje in sporočanje stališč družine do podjetja. Članstvo v družinskem svetu. Vsebine, ki jih obravnava družinski svet. Članstvo v organih podjetja (člani/nečlani družine). Zavezanost organov podjetja k odločitvam družinskega sveta.
• Obveščanje družinskih članov o poslovanju podjetja – Opredelitev letnih srečanj. Sporočanje pomembnih odločitev družinskim članom. Upoštevanje medgeneracijskih posebnosti in hierarhij pri komuniciranju. Pravica zahtevati srečanja družinskega sveta.

Pravila vodenja in upravljanja v podjetju

Pravila vodenja in upravljanja v družinskem podjetju so na drugi strani zapis odločitev in »strateškega« pogleda ustanovitelja/lastnika s katerimi oblikuje voljo podjetja. S pravili vodenja in upravljanja ustanovitelj ostalim članom družine in zaposlenim v podjetju med drugim sporoča svoje videnje razvoja podjetja in pričakovanja, ki jih ima do njih. Z razliko od družinske ustave sprejme pravila vodenja in upravljanja podjetje samo, kot pravna oseba. Nanašajo se na urejanje notranjih odnosov v podjetju (kriteriji zaposlovanja, mehanizme prenosa lastništva, kriteriji nagrajevanja,…) in so pravno zavezujoča samo v notranji sferi podjetja.

Navadno bo prišlo do situacije, ko bo formirana tako družinska ustava kot tudi pravila vodenja in upravljanja. Pri tem moramo biti pozorni, da sta omenjena dokumenta med seboj vsebinsko usklajena. Slednje je pomembno zaradi dejstva, da je družinska ustava zavezujoč dogovor v krogu družinskih članov, pravila vodenja in upravljanja pa v korporativni sferi podjetja. Neusklajenost med obema aktoma kaže na konfliktnost sobivanja družinske in podjetniške sfere družinskega podjetja.

Zaradi omenjenega je smiselno k oblikovanju omenjenih aktov pristopiti na strukturiran način, kar pomeni, da v prvi fazi ustrezno ugotovimo dejansko stanje in poglede ključnih družinskih članov, ki ga kasneje v sprejemljivi meri modificiramo in zapišemo. »Suho« postavljanje in zapisovanje pravil vodi v neživljenjske rešitve, ki jih družinski člani »ne čutijo« kot svoje in jih v praksi slej ko prej prezirajo. V duhu tega si je potreba postaviti vprašanja kot so: kateri od družinskih članov naj nadaljuje dejavnost družinskega podjetja, ali želimo zaposlovati nečlane družine, ali želimo podjetje razdeliti med več dedičev, ali želimo da so mlajši člani družine zaposleni v podjetju, kako določiti nasledstvo …

Vključevanje vse družinskih članov v fazi planiranja se večkratno obrestuje, saj ti začutijo, da so del »zgodbe« in da njihovo mnenje šteje. Slednje prispeva k zavedanju pomena odgovornosti, ki ga imajo, ko sprejemajo svoje odločitve in omogoča varno nasledstvo.

Celokupen sistem (ustava družine in pravila vodenja in upravljanja podjetja) lahko označimo kot sistem upravljanja poslovne družine. Namen tega je dolgoročno blagostanje družinskih članov in uspešno delovanju podjetja. Ključ za doseganje omenjenih ciljev je v odkritem dogovoru glede zakonitosti, ki veljajo za družinske člane, ko nastopajo v različnih vlogah povezanih z delovanjem družinskega podjetja.

Shema vlog in odnosov v katere stopajo družinski člani v družinskem podjetju in, ki so predmet urejanja družinske ustave in pravil vodenja in upravljanja v družinskem podjetju:

Naslednjič si bomo pogledali način formiranja in krog delovanja »organov družine« (družinski svet), kot glavnega zunanjega deležnika v družinskem podjetju in odnos »organov družine« do organov podjetja (nadzorni svet, upravni odbor, direktor,…).

Igor Pirc, dipl. univ. prav., MBA